XG股份有限公司进口矿采购业务内部控制问题探讨

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论文字数:42114 论文编号:sb2021050812121135438 日期:2021-05-23 来源:硕博论文网
本文对 XG 公司进口矿采购业务的内部控制进行了研究,这对其他钢铁公司具有一定的参考意义。但是,采购与存货管理、生产投料使用和商品销售等业务紧密联系,需要公司其他部门和人员的联动和配合。由于本人水平和精力有限,本文主要着眼于进口矿采购业务内部控制现状的研究,没有深入探讨采购与其他部门的相互协调配合,对 XG 公司进口矿采购业务实际流程的理解还有待加强,针对现有问题提出的改进建议还有待于实践进行检验。希望在以后的工作中,随着理论知识的丰富和实践经验的积累,对进口矿采购业务有更加深入的研究。

1 引言

1.1 选题背景与意义
采购环节作为企业生产经营活动的起点,对内连接生产和销售,对外密切联系供应商,业务流程相对简单,却暗含诸多风险。加强内部控制可以帮助企业降低经营风险,同时降低采购成本有效增加利润。各行业都必须重视采购业务的内部控制研究,进一步完善内部控制体系,在激烈的市场竞争中谋生存求发展。
1.1.1 选题背景
近年来,采购环节诱发的商业贿赂案件的发案率和贿赂金额不断攀升。2007年西门子公司在全球范围内的电力及交通等行业行贿 14 亿美元以获取合同;2013年葛兰素史克中国为提高药品售价向政府部门官员及医药行业协会等行贿,被判处罚金 30 亿元。此外,很多知名跨国公司如 IBM 及沃尔玛等都曾在华涉嫌商业贿赂。系列贿案引发了各国政府和研究机构的广泛关注。学者们通过研究后发现采购业务的内部控制不完善是案件频发的主要原因。
我国经济高速发展,钢铁行业生产规模不断扩张。我国目前已成为世界第一的铁矿石进口国。国际矿业巨头利用资源优势肆意操纵矿价。进口矿采购业务具有采购数量及资金需求量大、国际贸易风险高与供应商相对集中等特点。若内部控制管理上稍有不慎,极易出现采购的铁矿石价高质次、巨额资金使用效率低下等问题。各钢铁企业应不断完善自身进口矿采购业务的内控制度,合理应对,提升效益。
XG 股份有限公司是省属国有钢铁上市公司,地处中部地区,在行业中具有一定的代表性。年进口铁矿石千万吨,金额高达 60 ~70 多亿元。目前公司已针对进口矿采购业务建立了系列内控制度,并取得一定成效。但仍存在以下问题:第一,单一管理人员难以充分履行请购职能;第二,采购计划逐级审批偏重于形式;第三,采购方式及定价机制相对单一;第四,部门间联系不紧密,物资调配不及时;第五,外币资金退汇监督管理力度不强,对采购人员的绩效考核偏重于形式。
本文通过查阅文献,系统梳理内部控制理论及其发展,并结合 XG 公司进口矿采购业务实际,提出了系列改进建议。第一,不断完善各项管理制度,让员工在具体业务中有章可循;第二,优化进口矿采购业务组织架构和人员配置;第三,加强供应商管理,完善定价机制;第四,重视内部管理信息系统顶层设计,实现信息实时共享,将付款审批与会计控制落到实处;第五,加强资金管控,防范管理盲区,完善采购人员的绩效考核体系,严格落实并考核到位。
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1.2 文献综述
1.2.1 关于内部控制理论的文献回顾
国外开展内部控制理论研究较早。1905 年 L. R. Dicksee 提出内部牵制的概念。1949 年美国注册会计师协会将内部控制定义为:为保证财产安全完整和会计资料的准确性和可靠性,贯彻既定经营方针提高经营效率,企业所设计的总体规划及所采用的与总体规划相适应的一切方法和措施。20 世纪 70—80 年代,系列金融欺诈案件给中小投资者造成了巨大损失,学者们逐步转向研究内部控制的实务操作,在内部控制的范畴内加入了控制环境要素。1987 年 COSO 委员会成立,专门研究内部控制。1992 年《内部控制—整体框架》报告发布,指出控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、及内部监督五要素构成了内部控制整体架构。2004 年《企业风险管理—整体框架》中发布,将内控要素扩展为风险管理八要素,分别是内部环境、目标设定、事项识别、风险评估、风险应对、控制活动、信息与沟通及内部监督。
我国内部控制理论研究始于 20 世纪 80 年代。随着改革开放的逐步深入,政府和监管机构开始高度重视内部控制的制度建设,并制定了系列管理规范。1985年首次在《会计法》中对内部牵制提出明确要求。1996 年财政部《会计基础工作规范》中提到的会计监督,是我国早期对内部控制的规定。1997 年中国注册会计师协会施行《独立审计准则第 9 号—内部控制与审计风险》,具体规定了内部控制的定义和内容,要求注册会计师实施以“内部控制基础”的审计方式,提高了企业对内部控制的关注度,推动了内部控制制度的初步建设。2001 年 6 月,财政部制定《内部会计控制规范—基本规范试行》,明确企业应建立和完善内部会计控制体系的基本框架。2006 年 6 月,国资委发布《中央企业全面风险管理指引》,要求中央企业建立健全包括内部控制系统在内的全面风险管理体系。
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2 进口矿采购业务内部控制的理论概述

2.1 内部控制的定义与要素
2.1.1 内部控制的定义
⑴COSO 委员会对内部控制的定义
1992 年 9 月 COSO 委员会发布了《内部控制——整合框架》,将内部控制定义为:“内部控制是由主体的董事会、管理层和其他员工实施的,旨在为经营的效率和有效性、财务报告的可靠性、遵循适用的法律法规等目标的实现提供合理保证的过程。”
该定义明确:①内部控制是一个过程;②内部控制依靠组织中各个层级人员的参与和积极配合来实施;③内部控制只能为主体目标的实现提供合理保证;④内部控制被用来实现一个或多个彼此独立而又相互交叉的类别的目标。
⑵我国对内部控制的定义
根据我国《企业内部控制基本规范》的解释,内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的旨在实现控制目标的过程。可从以下三方面理解:
①内部控制是一种全员控制。强调全员参与,人人有责。企业各级管理层和全体员工都应树立现代管理理念,强化风险意识,以主人翁的姿态积极参与内部控制的建立和实施,并主动承担相应的责任。
②内部控制是一种全面控制,是指内部控制应涵盖企业所有的业务和事项,包含每个层级和环节,是实现多重控制目标的经营管理方法、战略实施工具。
③内部控制是一种全程控制,从内容上看包括制度设计、制度执行和监督评价。它们环环相扣,逐步递进,彼此配合,共同构成了一个完整的内部控制体系。
⑶本文对钢铁企业进口矿采购业务内部控制的定义
本文的定义:为实现企业进口矿采购业务活动遵循适用的法律法规,准确核算进口矿采购成本和往来账目,规范进口矿采购业务流程提高企业效益等既定管理目标,企业主体全面梳理进口矿采购业务流程,在单位内部实施的自我调整、约束、规划和评价的系列方法。
 
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2.2 进口矿采购业务内部控制的目标和原则
2.2.1 进口矿采购业务内部控制的目标
《企业内部控制应用指引第 7 号—采购业务》将采购定义为企业购买物资、接受劳务及支付款项等相关活动。其中物资包括企业的原材料、商品等。
铁矿石作为钢铁行业的基础原料,受自有资源限制,我国对进口铁矿石依存度较高。国际供应商利用资源优势操纵价格,全行业经营风险加剧。
钢铁企业进口矿采购业务内部控制目标为:通过规范进口矿采购业务流程,防范进口矿采购业务风险,确保业务活动符合国家有关法律法规;确保按规定程序和适当授权进行业务活动,采购的进口铁矿石安全和完整并满足生产经营所需;确保准确核算进口矿采购成本和往来账,提高企业整体效益。
2.2.2 进口矿采购业务内部控制的原则
钢铁企业进口矿采购业务内部控制的原则必须与企业生产经营、控制目标紧密结合。具体有以下四个原则:
⑴全面性原则
进口矿采购业务内部控制的建立在层次上应涵盖企业董事会、管理层和全体员工,在对象上应该覆盖各项业务和管理活动,在流程上应渗透到决策、执行、监督、反馈等各个环节,避免内部控制出现空白和漏洞。
⑵重要性原则
内部控制应在兼顾全面的基础上突出重点,针对进口矿采购业务的高风险领域和环节采取更为严格的控制措施,确保不存在重大缺陷。企业在设计内控制度时应寻找关键控制点,并对其投入更多的人力、物力和财力,着力防范重大风险。
⑶制衡性原则
相互制衡是建立和实施内部控制的核心理念。该原则要求在进口矿采购业务机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督。避免职权滥用和串通舞弊,给企业经营发展带来重大隐患。
⑷成本效益原则
要求钢铁企业实施进口矿采购业务内部控制时应当权衡成本与预期效益,以适当的成本实现有效地控制。具体有两个要义:一是尽量精简机构和人员,改进控制方法和手段,提高工作效率,节约成本;二是合理确定内部控制带来的未来经济效益,并与其成本进行对比,有目的、有重点地选择控制点,实现有效控制。
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3XG 股份有限公司进口矿采购业务内部控制现状...................21
3.1XG 股份有限公司概况......................21
3.1.1XG 股份有限公司简介..............................21
3.1.2XG 股份有限公司进口矿采购机构设置.............................23
4 XG 公司进口矿采购业务内部控制中存在的问题........................36
4.1 请购审批与编制计划环节中存在的问题.................................36
4.1.1 单一管理人员难以充分履行请购职能........................36
4.1.2 采购计划逐级审批偏重于形式..................................36
5XG 公司进口矿采购业务内控问题的原因分析..............................45
5.1 请购审批与编制计划环节内控问题原因分析.................45
5.1.1 请购审批规章制度设立不完善.................................45
5.1.2 现有管理层级难以满足内部控制需要..............45

6XG 公司进口矿采购业务内部控制流程改进建议

6.1 请购审批与编制计划环节内控流程改进建议
6.1.1 完善请购审批各项规章制度
完善请购审批制度,在制度内设置合理的权利、义务及责任,能使员工准确地预测到自己行为和努力的结果,通过规范员工的行为,调动员工的积极性;能有效降低进口矿请购审批与编制计划的随意性,为企业管理人员与员工创造规范有序的工作环境,最大限度地满足职工公平感的需要;能保障进口矿采购业务有序化、规范化运作,降低采购成本,提升企业整体效益。
XG 公司应理顺进口矿采购业务的请购审批流程,完善适合本业务的请购审批规章制度。让具体经办人员有章可查,有章可循,避免业务过程中单位间的低效扯皮。重点应关注以下几点:
⑴细化进口矿请购计划并编制采购计划
立足请购计划,采购业务部门根据合理的采购提前期、库存量,细分资源来向,准确编制进口矿采购计划。
公司总部管理部门——市场管理部,应密切关注进口矿市场,根据采购部门上报的具体采购计划核实各品种采购价格,交公司财务部审核,不断调整平衡确定采购所需的资金,经公司逐级审批后形成正式采购计划,下发进口矿采购部门具体执行。
⑵应特别关注超计划的临时采购
日常工作中公司生产部应立足大生产的角度,实时、动态监控进口矿采购、进厂、使用和实物库存情况,组织调配进口矿资源,避免超计划的临时采购。若出现临时采购,一方面各部门应密切配合快速履行请购审批程序,制定临时采购计划下发,业务部门紧急采购进口矿进厂满足生产所需。另一方面对超计划采购展开分析,查找原因,厘清各部门责任并进行追责管理,避免低效扯皮。
 

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结束语


作为基础性行业,钢铁行业不仅和国内经济形势密切相关,而且还深受国际经济形势影响。近年来,中美贸易战加剧,进口矿采购直接面向国际市场,业务风险不断加剧;同时我国钢铁行业正处于结构性调整和转型升级阶段,同质化竞争激励。如何提高企业管理水平,有效防范风险,实现高质量发展成为钢铁企业面临的首要课题。
进口矿采购作为大型钢铁公司生产经营的重要环节,加强内部控制能有效防范采购风险,降低采购成本,提升企业效益。本文从请购审批与编制计划、选择供应商与合同管理、物流运输与验收以及付款与会计控制等环节入手,详细梳理了 XG 公司进口矿采购业务的全流程,分析了该业务内部控制的特点。
尽管 XG 公司已建立了较为完善的内部控制体系,并取得了一定的成效。但仍存在一些问题,第一,进口矿采购计划控制不合理;第二,采购业务机构设置复杂,人员配置不合理;第三,物资进厂验收形式不规范;第四,外币资金退汇监督管理力度不强。
针对存在的问题,本文分析了具体原因并提出了针对性的改进建议。第一,不断完善各项管理规章制度,在具体业务中让员工有章可循,有章必循。积极引进专业人才,构建完善的风险评估体系;第二,加强内控制度培训,提高员工内部控制意识,明确岗位职责;第三,重视管理信息系统开发的顶层设计,实现信息实时共享,将付款审批与会计控制落到实处;第四,公司应完善进口矿采购业务的绩效考核体系,加强货币资金集中管控,减少管理“盲区”。
本文对 XG 公司进口矿采购业务的内部控制进行了研究,这对其他钢铁公司具有一定的参考意义。但是,采购与存货管理、生产投料使用和商品销售等业务紧密联系,需要公司其他部门和人员的联动和配合。由于本人水平和精力有限,本文主要着眼于进口矿采购业务内部控制现状的研究,没有深入探讨采购与其他部门的相互协调配合,对 XG 公司进口矿采购业务实际流程的理解还有待加强,针对现有问题提出的改进建议还有待于实践进行检验。希望在以后的工作中,随着理论知识的丰富和实践经验的积累,对进口矿采购业务有更加深入的研究。
参考文献(略)