基于RPA的H公司财务共享中心业务流程优化设计探讨

论文价格:150元/篇 论文用途:硕士毕业论文 Master Thesis 编辑:vicky 点击次数:
论文字数:30266 论文编号:sb2021052809550535838 日期:2021-07-01 来源:硕博论文网
本文选取了该公司运行比较成熟、流程步骤多、规则明确并具有代表性的费用报销流程、采购至应付流程为例,在对业务流程现状的分析中发现其中存在发票审核困难、人力资源利用不足、服务效率低等问题,然后提出该财务共享中心可以引入 RPA 技术对业务流程进行优化,借以满足企业实现财务转型的需求。

第一章 绪论

1.1 选题背景及研究意义
1.1.1 选题背景
经济全球化的稳步推进,给许多集团企业带来了新的发展契机,在此背景下许多企业纷纷开始探索采用国内外兼并、收购等方式来进一步扩大企业的规模,推进自身的经济全球化战略。但是在集团企业不断壮大自身规模的过程中,分子公司也在随着增加,集团企业开始逐渐显现出组织结构设置不合理、公司运行效率低、财务管理混乱以及会计信息传递缓慢等问题。上述问题严重制约着企业的发展,企业迫切的需要通过改变原有的财务管理模式的方式来有效解决上述问题。从国内外大型集团企业财务改革的发展经验来看,实现财务共享是目前财务创新发展的新趋势,构建财务共享中心是集团企业有效应对经济全球化挑战的新途径。
财务共享服务是企业探索实现财务转型的关注重点,同时也是研究构建财务智能化的基础。财务共享服务以实现业务流程标准化为基础,能够实现企业降低成本、提高业务流程运行速度、加强集团企业管控的目的。但是在财务共享服务的发展过程中,开始显现出一些问题,比如会出现信息系统维护成本较高、人力成本不降反升和业务处理缓慢等问题。针对财务共享服务发展中呈现的问题,集团企业开始探索从财务共享中心的战略理念、组织结构、信息系统、业务流程等多个方面进行优化研究。当前随着信息技术日新月异的发展,财务共享服务模式未来将会继续围绕着大数据、区块链、互联网+众包等多个方面实现突破和创新,财务共享中心也将在智能化背景下得到进一步的优化,实现业务流程的标准化与自动化。
财务的发展大致可以分为四个阶段,即信息化、工业化、自动化与智能化、数字化,目前财务转型已经迈入智能化阶段。财务智能化是基于大数据、人工智能等信息技术,然后利用信息技术手段来推动集团企业的财务向数字化转型。智能财务有效满足了集团企业对于财务管理的无纸化报销、跨地区或跨国分支机构费用管理、财务分析和预算可控的四大新需求。通过 ERP 财务系统打破集团企业总部及各分支机构之间的信息壁垒,使得企业的财务流程与信息技术得到有效结合,在战略财务、业务财务与共享财务等多个方面呈现出一系列的智能化应用场景。
.....................

1.2 文献综述
本文梳理了国内外关于财务共享服务与 RPA 的研究成果与相关理论,分别从财务共享服务的概念及发展研究、RPA 的概念及发展研究、基于 RPA 的财务共享服务研究这三个方面的内容进行归纳总结,希望可以为本文后续内容的研究提供理论参考。
1.2.1 国外文献综述
(1)财务共享的概念及发展研究
国外对于财务共享服务的研究已经有将近 40 年的研究历史,其相关理论的研究成果比较丰富。对财务共享服务的概念给出了比较明确的定义,在财务共享服务中心的建设、财务共享服务的应用案例分析等多个方面已经形成了丰富的理论体系。
RobertGunn(1993)认为财务共享服务是一场技术革新,利用技术优势对有限的资源进行有效配置,更好地为组织分散的大型企业创造出更多的价值[1]。
Moller(1997)认为企业实施财务共享服务模式,需要构建财务共享中心,在这个独立的组织中完成对企业财务活动的处理,以此为企业的各分子公司或者其他外部客户提供专业的财务服务[2]。
Kagelmann(2000)指出共享服务中心将重复性的业务集中起来进行重新整合的过程中应用了流程再造理论,他认为流程再造理论对于企业改善业务流程的管理具有重要意义,能够为企业实现规模经济和资源的有效配置提供科学的理论指导,流程的再造与优化有利于企业对内部资源进行有效的梳理和整合[3]。
Bryan Bergeron(2003)认为共享服务是一种合作战略,财务共享中心将各服务组织的财务工作进行集中处理,通过统一、规范的管理实现降低成本与创造财务价值的目的,财务共享中心与各服务组织之间是合作关系[4]。
Fahy(2015)认为财务共享服务是大型集团企业财务转型的重点研究方向,他指出构建财务共享中心可以帮助企业实现内部业务处理流程的标准化,同时也是帮助企业实现财务整合和流程再造的有效途径[5]。
MinCao 和 Roman(2015)指出在智能化信息技术的发展背景下,许多的行业和领域也会随着发生巨大的变化,财务共享服务的发展也要顺应时代的发展潮流,采用更加科学的智能化数据分析方法[6]。
.................................

第二章 相关概念和理论基础

2.1 财务共享服务概述
2.1.1 财务共享服务的概念
共享服务是一种新型管理模式,它是指企业将各分支机构中的各种分散的、高度重复的业务共同整合起来,集中到一个具有独立经营的组织进行业务处理,为整个企业提供统一的服务。
在共享经济时代,共享服务与财务的结合应用形成了财务共享服务,这是一种全新的财务管理模式。财务共享服务,是对企业的财务业务流程进行重新梳理与再造,利用信息技术建设信息系统进行业务处理,为企业的客户提供专业服务的财务管理模式[27]。简单来说,企业要想实施财务共享服务,必须构建一个服务中心,将公司内部各种繁杂、重复性高、比较容易实现标准化处理的财务业务,集中到这个服务中心进行统一处理,以此来实现企业加强集团管控与提升财务管理水平的目的[28]。
2.1.2 财务共享服务的特点
(1)规模性
财务共享服务可以通过整合资源,将其中大量重复、同质性高、简单易操作的财务工作集中起来进行批量处理,形成规模经济,规模化的业务处理可以降低企业的管理成本。
(2)专业性
财务共享中心作为一个独立的业务组织,拥有专业化的知识和人员,在实施财务共享服务的过程中会将财务业务细化并划分为一个个独立的模块,然后将各模块分给专业化的共享中心员工进行操作,为客户提供专业性的共享服务。
(3)统一性
财务共享中心可以将企业各分子公司之间相同的财务业务集中起来,依据自身的运行管理要求对业务处理制定统一的规则、执行统一的业务流程,从而方便财务共享中心对业务的管理[29]。
表 2.1 财务共享服务的模式类型
表 2.1 财务共享服务的模式类型
...........................

2.2 财务共享服务理论基础
2.2.1 规模经济理论
规模经济理论最早出现是由亚当·斯密提出的,它是指在某一个特定时期内,随着产品生产的增加其单位成本会逐渐下降。也就是说明,当扩大产品的生产规模时,会使得产品单位成本下降,在不断的变化过程中会达到一个最适合生产规模的点,使得产品的利润最大化,从而提高利润水平[32]。
各企业在实施财务共享服务模式之前,采用的是传统的会计核算与财务管理模式,集团公司旗下的每个业务单位都必须建立完善的财务部门,负责该公司的财务处理工作。而财务共享服务模式的出现,使得各业务单元都将本组织中分散的、重复性的会计业务统一集中到一个组织,按照业务类型划分形成大规模的集中化操作,由重新组合的财务共享中心员工负责对会计业务完成集中处理。这种处理方式可以显著提高会计工作处理效率,减少各分子公司财务部门不必要的会计核算成本,使得各分子公司财务工作处理的成本降低,实现规模效益。
2.2.2 流程再造理论
流程再造理论最早出现在上世纪 90 年代,由美国迈克尔·哈默教授和詹姆斯·钱皮提出。流程再造理论是以业务流程为核心,对企业内部的业务流程进行再造与重新设计,从而满足企业经营管理的需求。企业在新的竞争环境中,为了能够更好的适应新环境及提升自身竞争力,必须改革传统的企业管理模式,以业务流程为中心,对企业的业务流程进行再造与设计。
财务共享服务将企业的财务业务进行标准化的集中处理,对各会计核算部门进行重新规划,改革传统的财务管理模式,这就是业务流程再造的一种表现形式。企业需要对传统财务管理模式下的财务工作流程进行梳理分析,将各项业务处理工作都纳入到流程改造中。通过对业务流程的再造设计,能够帮助集团企业优化共享中心组织结构,提升会计业务工作处理效率。
表 2.2 RPA 的应用场景
表 2.2 RPA 的应用场景
..................................

第三章 H 公司财务共享中心概述........................................17
3.1 H 公司的基本情况介绍............................................17
3.2 H 公司财务共享中心的建设.......................................17
第四章 H 公司财务共享中心业务流程优化设计 ...............................27
4.1 财务共享中心应用 RPA 优化业务流程分析..................................27
4.1.1 必要性分析 ....................................27
4.1.2 可行性分析 ....................................28
第五章 业务流程优化设计预期效果及保障机制.....................39
5.1 业务流程优化设计的预期效果 ...................................39
5.1.1 工作效率提升............................................39
5.1.2 服务质量改进......................40

第五章 业务流程优化设计预期效果及保障机制

5.1 业务流程优化设计的预期效果
H 公司建设财务共享中心的目的是加强集团企业的管控、降低企业财务管理成本、提升财务处理效率,而对于财务共享中心的业务流程优化与改进也应该按照这一目标进行,本文对业务流程的自动化设计的预期效果评估主要从以下三个方面予以体现。
5.1.1 工作效率提升
与 H 公司财务共享中心原有的业务流程相比较来说,引入机器人流程自动化技术的业务流程优化方案在效率的提升方面存在明显的增益效果。RPA 机器人平均能够替代 20%的人工劳动,对不同的业务流程能够节省大约 10%~60%的业务处理时间,在 RPA 技术的不断发展过程中,这个比例还会有提升[33]。
在传统的财务共享中心业务流程中,人工操作占据较大的比重,对单据的审核需要财务人员花费很长的时间来完成发票与报销信息的核对,使得员工的工作效率较低。目前 H 公司财务共享中心的员工对各项业务单据的处理时间平均约为 5~7 分钟,员工每天工作 8 小时,在工作时间内对业务单据的处理数量有限,工作效率无法达到预期值。而 RPA 机器人 7×24 小时工作的特点决定了其能够全天不停歇地工作,对工作的处理能力较强,对每个单据的处理时间约为 2~3 分钟,业务处理效率较高。由于整体的操作过程都是按照固定规则执行,因此很少会受到人为因素的干扰。此外,财务共享中心在面临信息系统升级的问题时,财务人员需要消耗很长的时间来适应新的财务系统,而 RPA 机器人作为企业的虚拟劳动力,只需要对程序进行重新修改便可迅速参与工作,大大减少了系统升级时的时间消耗,工作效率得到提升。
.........................

第六章 研究结论与展望

6.1 研究结论
在信息技术迅猛发展的背景下,财务共享中心需要有效地利用先进的信息技术助力企业的发展。在对国内外学者关于财务共享服务研究文献的学习中发现,越来越多的财务共享中心开始积极探索利用先进的信息技术进行流程优化与运营管理。本文以H 公司财务共享中心作为研究案例,对该组织的业务流程管理情况做了详细的了解和深入思考,在充分分析财务共享服务与 RPA 的相关概念的基础之上发现,被纳入财务共享中心的业务流程是 RPA 技术可以有效应用的适用场景。本文选取了该公司运行比较成熟、流程步骤多、规则明确并具有代表性的费用报销流程、采购至应付流程为例,在对业务流程现状的分析中发现其中存在发票审核困难、人力资源利用不足、服务效率低等问题,然后提出该财务共享中心可以引入 RPA 技术对业务流程进行优化,借以满足企业实现财务转型的需求。本文主要得出以下研究结论:
(1)业务流程的改进是财务共享中心运营管理提升的关键
财务共享中心的业务范围中包含着多种流程类业务,业务流程也是财务共享中心进行业务处理的关键,业务流程的改进为企业核心竞争力的提升奠定了基础。分析关于财务共享中心运营管理优化研究的各种优化措施,可以发现对业务流程的优化研究必不可少,业务流程再造是其中的重点研究内容。财务共享中心对业务流程的优化与改进水平直接影响到财务共享中心的服务定位,决定了共享服务质量的好坏,影响企业整体的效益。
(2)机器人流程自动化技术有效促进财务共享中心实现流程自动化
本文针对 H 公司财务共享中心的业务流程做了详细分析,发现其中存在大量重复性的、易于标准化、有逻辑性的工作,在此环节引入 RPA 技术可有效提升业务处理效率,实现降低成本的目的,对于财务共享中心的发展与进步也具有促进意义。机器人流程自动化技术的适用场景所具备的特点,与被纳入财务共享中心的业务的特点具有高度重合,因此机器人流程自动化技术能够有效运用到费用报销流程、采购至应付流程之中完成对业务流程的优化,以实现财务共享中心业务处理的自动化。业务流程与RPA技术的深度融合,将帮助企业逐渐实现业务处理自动化与决策分析智能化,更好的为企业发展战略规划的制定提供支撑。
参考文献(略)