高校教职工因公出国(境)管理流程分析及优化探讨——以W大学为例

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论文字数:25655 论文编号:sb2021061113393035973 日期:2021-07-09 来源:硕博论文网
笔者通过阅读文献、通过调查和分析,对“出访计划预报”,“任务报批”,“护照办理”,“签证送办”等工作环节进行分析,针对每个环节存在的问题并进行原因分析,最后提出了一系列优化对策建议。主要是通过改造“串联”办理模式为“并发”办理模式,打破系统人为割裂,最终实现“让信息多跑路,让人员少跑腿,甚至不跑腿”。通过对因公出国(境)综合管理系统进行优化,使各个办理流程环节实现在线受理在线审批,为申请人提供“一站式”办理平台,提供“一条龙”服务,同时提升内部管理的工作效率。加强过程监督,加大数据统计分析,为W大学国际化发展提供数据支持,对进一步提升W大学因公出国(境)管理工作效率和教职工满意度具有现实意义。

1 绪论

1.1 研究背景
随着我国开放型经济的深入发展与教育国际化的不断推进,我国高校的教育国际合作交流活动迎来了更多机遇,越来越多的高校走出国门跨国交流合作,师生互换交流数量不断增加、业务领域不断拓展,有条件的高校也配合政府走出去,建立合作办学机构、研发机构等。作为高校外事管理的重要组成部分,因公出国(境)管理工作是高校实现教育国际化战略的重要保障。
面对日益频繁、愈加复杂的国际合作与交流,因公出国(境)的需求也逐渐增多,这对高校因公出国(境)管理流程带来了挑战,如果不能科学优化规范管理流程,不但耽误高校因公出国(境)管理工作正常运转,而且可能带来更大负面影响。高校因公出国(境)管理工作面临着新形势下与时俱进的时代需求,因公出国(境)的管理流程理应做出积极应变,而成熟的信息化技术无疑正为管理流程优化与创新提供了有力武器。十九大报告也指出,以广大人民群众的需求为导向,深入推进“互联网+政务服务”,推动政府从被动服务到主动提供服务的转变,从“线下跑”模式转变为“网上办”模式、从“分头办”模式转变为“协同办”模式,全面推进“一网通办”平台建设,为优化营商环境、便利企业和群众办事、激发市场活力和社会创造力、建设人民满意的服务型政府提供有力支撑。1高校作为我国特有的公办事业单位主体,因公出国(境)管理流程创新优化也是政府部门事业单位服务方式转变的应有之义。
本文主要研究在对外交流日益扩大的时代背景下,高校的因公出国(境)管理流程如何适应时代发展,坚持与时俱进、大胆进行流程创新优化,为高校教职工“走出去”参与国际合作与交流提供重要保障。
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1.2 研究目的与意义
1.2.1 研究目的
为大力提升高等教育办学水平和竞争力,加快建成高等教育强国,以教育国际化为重要抓手,我国高校历来鼓励教职工出国学习借鉴国际先进教育思想、办学理念、教学方法和管理经验,并成立教学科研机构,开展多种形式的合作办学,积极争取引进国外一流大学。伴随着出国往来的日益频繁与出访人数的日益增多,原先传统的管理流程与方式显然无法应对庞大的业务量,本论文研究的目的正是基于目前高校因公出国境管理流程上的不足,先进行问题原因分析,再提出关于因公出国(境)管理流程优化的建议,不断满足逐年递增的因公出访业务量。
1.2.2 研究意义
为高校因公出国(境)管理流程优化提供改进建议,对实际管理中暴露的问题进行剖析,切实解决因公出访管理流程中审批手续繁琐、缺乏有效监管等问题,节省人力与物力,提升因公出国(境)管理工作效率,为学校教育国际化正常开展提供重要保障。试图从理论角度提出优化出国管理流程的具体建议,在丰富流程再造理论的同时,还提供了一个实例,既将具有参考价值的经验推广到各个地区并提高整体公共服务水平,又可以为其他大学进一步研究优化相关管理流程提供另一种途径。
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2 基本概念界定及理论基础

2.1 基本概念界定
(1)因公出国(境),顾名思义,是指党政机关、人民团体和企事业单位、新经济组织(含非公有制经济企业)等因公务对外交往的需要,一般由派遣单位提供全额或部分资助,以执行公务为目的,必须先向有外事出国(境)任务审批权的外事主管部门申请并经审核批准,其中在外停留时间、出访目的地国家(地区)、计划日程、公务活动内容等事项须严格遵守外事规定,派遣团组和人员并持有由外交部、国务院港澳事务办公室、海上安全管理局及其授权机构签发的因公出国(境)证照赴国(境)外从事公务活动,因公出国(境)管理是外交部领事部门的重要任务之一。主要包括国事访问、国际会议、学术交流、招商引资、科技合作、经贸洽谈、技术培训、参观考察及其他不同的目的。
(2)因公出国(境)分类形式:按照国家有关因公出国(境)的时间要求,因公出国(境)一般分为因公短期和长期(出访期限在3个月以内为短期,3个月及以上为长期)。短期出国(境)项目包括应邀访问考察、学术交流、参加国际会议。短期出国(境)一般停留5-7天,路途遥远航班衔接不便的国家(地区)一般停留8-9天;长期出国(境)项目包括长期培训、个人进修、科研合作及援外医疗、外派工作等。在国(境)外的培训通常会停留15-30天,出国接受长期培训的个人通常会在91天到730天之间停留,而外援医疗和外派工作通常会在国外停留2至4年。
(3)因公出国(境)管理流程:是指依照国家有关法律,法规和有关外交政策法规的外事制度,对出境(包括香港,澳门和台湾地区)执行公职人员办理出访手续,并对出访计划预报、任务审批、护照办理及签证送办等一系列过程实行管理的一套完整的业务流程。
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2.2 理论基础
PDCA 全面质量管理活动理论是由美国质量监管专家戴明博士提出的一种科学的管理程序,通过 Plan(计划)—Do(实施)—Check(效果检测)—Action(结果讨论)的顺序对管理流程与质量进行监管,循环往复。每一个循环,都会促使管理流程的关键节点持续改进,促进管理体系不断优化与完善,从而提高管理工作绩效与管理部门的服务能力。7他将管理活动分为四个阶段,第一个阶段是提出计划阶段(Plan),这个计划阶段是既是要明确需求与目标的差距,又需要根据差距来制定具体的实施计划,明确计划的目标与实现的具体措施,形成相对完善的思路和具体步骤。第二个阶段就是按照计划进行执行(Do),也就是实施落实行动计划,实现计划目标的过程。第三个阶段是效果评定阶段(Check),主要通过行政或技术手段来考察执行的计划是否达到了预期的目标与效果。第四个阶段是总结执行的经验与不足(Action),对成功经验进行推广,对不足制定改正计划,并将未解决的问题迭代到下一轮 PDCA 环中继续处理。
参照 PDCA 理论,高校的因公出国境人员管理流程也可以理解为一个迭代优化的过程,我们需要重点把握四个环节,一是要统筹计划,制定出国境人员指标计划,统筹出国境人员的数量、目的地、时间和行程等;同时查找问题,明确影响因公出国手续办理效率的原因;二是要严格执行,也就是在办理出国境手续和出国境期间不但要严格执行相关制度,按照计划执行出国境各项活动;而且针对流程中存在的问题制定相应优化措施予以执行;三是要监督反馈,在出国境人员出国境期间,要与其保持联系,做到离岗不离管,形成全过程管理机制;并对流程优化实施结果进行分析,明确自身不足,为进入下一个循环周期打好基础;四是要成果转化,认真总结出国境的学习成果,形成完善的总结报告,并推动成果的科学化转化。
表3 2016-2019年 W大学因公出国(境)类型统计 (单位:人次)
表3 2016-2019年 W大学因公出国(境)类型统计 (单位:人次)
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3 W 大学因公出国(境)管理流程及存在问题........................13
3.1 W 大学基本概况.......................................13
3.2 W 大学因公出国(境)出访基本情况......................13
4 其他高校因公出国(境)管理流程经验与启示................................ 27
4.1 S 市 J 大学因公出国(境)管理流程经验与启示................................28
4.2 H 大学因公出国(境)管理流程经验与启示..................................28
5 W 大学因公出国(境)管理流程优化对策.................................30
5.1 因公出国(境)管理流程优化目标................................... 30
5.2 因公出国(境)管理流程优化原则........................... 30

5 W 大学因公出国(境)管理流程优化对策

5.1 因公出国(境)管理流程优化目标
W大学因公出国(境)管理流程优化的目标主要是通过优化学校外事综合管理服务系统,对学校外事综合管理系统、省外办报批系统、市外办护照签证系统进行整合,采取业务合并、系统流转等方式,进一步优化业务办理流程,实现网上系统平台申报,随时随地可以移动签批,解决原先多次跑多头跑的问题,外事专办员或申请人只需要事先跟相关部门工作人员做好必要沟通,就可以用快递、传真、系统、QQ等方式代替人跑,减少了纸质文件的提交,减少重复劳动,节省不必要的人力,物力和资源消耗,力争实现出国计划的预报、任务报批、证照申办及签注送办等事项“最多跑一次”,甚至做到“零跑”;审核时限明显加快、申报材料更加简化;实现护照签证“提前审核”、“同步办理”全覆盖,使得护照签证的审核时间提前到任务报批阶段同步进行;强化主动管理意识,服务方式更加高效。
图 2 W大学2016-2019年因公出访情况统计
图 2 W大学2016-2019年因公出访情况统计

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结论


为了提高日常工作效率,提升师生办事满意度,各地高校都大力推广信息化数字校园建设。笔者通过对政府流程再造在国内外的发展研究情况进行分析,以W大学因公出国(境)管理流程实际工作为例,比较参考其他高校管理流程的实际做法,发现W大学因公出国(境)管理流程存在办理程序复杂繁琐,牵涉部门众多,数据不能共享,因公出国团组和人数众多,外事主管部门工作量大等主要现实问题。按照便民原则、合法性原则、制约原则、绩效原则、创新性原则的要求分析流程优化的对策。
笔者通过阅读文献、通过调查和分析,对“出访计划预报”,“任务报批”,“护照办理”,“签证送办”等工作环节进行分析,针对每个环节存在的问题并进行原因分析,最后提出了一系列优化对策建议。主要是通过改造“串联”办理模式为“并发”办理模式,打破系统人为割裂,最终实现“让信息多跑路,让人员少跑腿,甚至不跑腿”。通过对因公出国(境)综合管理系统进行优化,使各个办理流程环节实现在线受理在线审批,为申请人提供“一站式”办理平台,提供“一条龙”服务,同时提升内部管理的工作效率。加强过程监督,加大数据统计分析,为W大学国际化发展提供数据支持,对进一步提升W大学因公出国(境)管理工作效率和教职工满意度具有现实意义。
在W大学教育国际化不断推进的背景下,制定科学方法对因公出国(境)管理流程进行优化,使其实现高度信息化,智能化,最终实现优化管理流程,提升办事满意度等目标。但是,由于笔者的理论水平和实践经验都不够,缺乏对文献和实际问题的理解和分析,本文的内容可能不够全面和成熟,希望在以后的研究和工作实践中进一步加以完善。
参考文献(略)


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