基于网络调研的我国档案开放目录建设探求

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论文字数:32633 论文编号:sb2021052520070535759 日期:2021-06-22 来源:硕博论文网
论文以国家各级档案馆官方网站的开放目录建设为主要研究对象,从档案信息服务视角分析了我国档案开放目录建设的必要性和存在的问题,以及问题出现的原因,最后提出了具体的改进思路。本研究主要得出以下结论:第一,国家档案开放目录建设是目录学理论和档案学理论在信息技术催化下的实践应用,是时代发展的必然要求。我国档案信息检索的工具从传统的纸质档案目录转向数字档案目录,这一过程是漫长的、逐步的,要正确认识档案开放目录建设的重要性。

第 1 章 绪论

1.1 研究背景及意义
1.1.1 研究背景
2016 年 5 月,国家档案局制定的《国家重点档案保护与开发项目管理办法》提出了“国家重点档案目录基础体系建设项目”的工作要求,这项要求大大推动了我国档案目录资源共享的工作。档案信息化建设的高速发展使我国各级各类档案网站层出不穷,档案网站的出现给档案利用者提供档案信息资源在线服务,让档案利用者随时随地获取所需信息。与此同时,随着政府、企事业单位和公众利用档案信息资源的意识提高,档案开放目录作为档案信息资源利用的一种重要工具,应得到档案馆的关注与重视。
我国档案开放目录建设起步较晚,就目前而言,我国档案开放目录服务处于发展阶段。国家和地方各级档案部门的档案信息服务能力不强,一些档案馆拥有相当多的档案信息资源,建立了档案网站,但没有在网站内建立档案开放目录,无法实现档案利用服务最大化;一些档案馆没有建立档案网站,网上档案开放目录无从提起;还有一些档案馆网站建立了档案开放目录,但信息量少且功能单一,只能进行简单的目录浏览和查询,少数提供档案原件阅览,同样不能满足公众的普遍需求。
基于上述原因,笔者认为,要改善这种现状,提高档案信息资源在线服务水平,就应加强档案开放目录建设。各级档案馆应根据自身建设情况查漏补缺,促进档案信息资源更好的开放,加快社会利用档案信息资源的进程。
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1.2 国内外研究现状
1.2.1 国外研究现状
以欧美为主的发达国家很早就开始了对档案管理信息化的探索。笔者以“Archives+Catalogue”、“Archives+Catalogue+system”、“Archives+standard”为检索词,以 Springer Link、Science Direct 和 Emerald 为检索平台,来源类别限制为期刊进行检索,检索日期为 2019 年 3 月 6 日,检索结果如表 1.1 所示。
表 1.1 国外文献检索结果(单位:篇)
表 1.1 国外文献检索结果(单位:篇)
在档案文献方面,早在 1896 年俄国的萨莫克瓦索夫就撰写了《档案目录》一书。Paul H. J. Wu 等人推荐了一种基于 web 注释系统的几种设计原则来组织web 归档的方法,该系统保留了编目过程的证据和上下文;①Eirini Goudarouli 等人对国家档案馆的数字研究重点进行清晰的概述,强调信任和开放相关的概念,引导未来档案的形成;②Assia Harbi 等人将地震目录的参数化采用了形式准则,使目录可以很容易地更新和适应用户的需要;①Emily Gresham 和 Sarah Higgins分别对在线目录和档案工作人员的有目的样本进行访谈,探讨了 Web 2.0 对用户有效浏览在线档案目录的影响;②Shien‐Chiang Yu 等人介绍了台湾“国家科学委员会”发起的“国家数位档案计划”的协议和原型系统,该计划实施了“开放档案计划”架构;③Linda Needham 介绍了伯明翰大学信息服务特别馆藏部目前正在使用 CALM 2000 档案管理系统来管理大学的档案收藏,该项目是开发 CALM 的OPAC 端,使在线和远程访问存档目录记录成为可能;④Neil Dahlstrom 论述了空间商业档案的收集、保存和制作可访问的记录商业空间工业发展的文件,通过DB/TextWorks 3.0 版本建立了编目系统,为全世界的客户提供通过万维网访问馆藏的机会;⑤A.Fausti Neto 等人提出了一种新颖的方法,来提高有效创建科学目录的能力。
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第 2 章 档案开放目录的基本认知

2.1 档案开放目录的界定
开放档案是指档案馆将超过一定保管期限的档案向社会公开提供广泛利用的一项方针政策,是档案利用服务的一种形式。《各科著名学者及其著作目录》里最早出现目录的概念,它是由古希腊目录学家、诗人卡利马科斯编撰的,又名《皮纳克斯》。档案事业的不断发展使开放档案和目录的概念日渐完善,但关于档案开放目录的研究尚待深入,其概念在学术界还未形成统一定论,很多学者提出了自己的观点。
安小米在书中指出,档案目录是档案文献群的缩影;①武琳,纪舜丽提到档案开放目录可以较为全面的展示馆藏信息,基于网络的档案开放目录使公众对档案的利用从原来的手工检索过渡到计算机检索,档案的利用效率得到提高;②王锁文对档案开放目录的作用做了解释,表示档案开放目录搭建了馆藏档案信息与社会之间的桥梁,它是档案馆有意识、有目的地向社会提供档案的有效途径。
综合以上学者对档案开放目录概念的解读,本文把档案开放目录的概念定义为档案开放目录是档案管理部门对本馆已对外开放的档案进行目录的编制,它由众多著录条目组成,按一定的次序编排。它是反映档案馆馆藏的检索工具,是档案利用者提高档案利用效率的手段和档案管理者揭示档案信息资源的工具。
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2.2 档案开放目录的种类
根据目录的结构与内容的差异,档案开放目录可以划分成全宗目录、案卷目录、文件目录、分类目录、主题目录等。
全宗目录是关于全宗的档案目录,全宗来源于法国内政部的十四号通令,是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。在分类上由两种角度区分,即按照全宗形成者区分为机关组织全宗和人物全宗;按照全宗的范围和机构方式区分为联合全宗、独立全宗、全宗汇集和档案汇集。④
案卷目录是以全宗为单位登记案卷的题名和其他特征并按照案卷号次序编排而成的一种档案目录,通常包括案卷号、题名、年度、页数、期限和备注等几个项目。
文件目录是登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格,位置排列在卷内文件之前,是目录的最小单位。
此外,分类目录、主题目录、专题目录、人名目录等打破了全宗体系,它们依据档案内容的性质对开放目录进行划分。如分类目录是依照《中国档案分类法》等检索分类大纲对档案目录分类排列,多以文件级或案卷级为单位进行档案目录的著录;专题目录则是将同一专题的档案汇合整理而成,更具有针对性。
表 4.1 一史馆全宗目录
表 4.1 一史馆全宗目录
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第 3 章 国外档案馆开放目录建设情况和启示..............................10
3.1 美国档案馆开放目录建设情况.............................10
3.2 英国档案馆开放目录建设情况..........................11
第 4 章 我国档案馆开放目录建设情况.................................14
4.1 我国国家级档案馆开放目录建设情况..........................14
4.1.1 中国第一历史档案馆....................14
4.1.2 中国第二历史档案馆............................17
第 5 章 我国档案开放目录建设存在问题的原因分析........................42
5.1 缺乏档案开放目录编制的规则...................................42
5.2 档案开放目录建设技术有待提升......................................42

第 6 章 我国档案开放目录建设的完善对策

6.1 制定档案开放目录的编制规则
省市级档案馆是我国档案馆的中坚力量。从整体上看,我国省市级档案馆发展速度较快,档案信息资源的不断增加使档案开放目录的建设成为必要;从个体上看,我国各省市级档案馆发展水平不一,没有统一的档案开放目录编制标准使得档案馆的档案开放目录结构与查询系统各异,建立档案开放目录编制标准刻不容缓。
省市级档案馆在开发建设的同时也能为区县级档案馆在档案开放目录建设方面起到很好的表率作用。制定档案开放目录编制标准要遵循档案的形成规律,结合档案内容与档案馆之间的共性,使其利于档案的科学管理与开发利用。在类目设置上,分类目录标准、主题目录标准、题名目录标准等在档案划分与格式设置方面要统一规范,防止出现著录残缺或著录错误等问题,实现档案的多级著录;在编制程序上,从档案的搜集到最后的校审都应规范流程,重点放在分类号的标引。在研读相关档案编制规则的基础上要结合档案馆的实际情况进行规范的编制。
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第 7 章 结论与展望

7.1 本文总结
政治的推动与经济的发展使社会大众的档案利用意识增强,原有的档案服务已不能满足公众的当下需求,这使档案服务部门必须提高档案开放服务质量。档案网上服务的普及使开放目录成为档案利用的重要工具,我国的档案开放目录服务还不成熟,有待进一步开发建设。
论文以国家各级档案馆官方网站的开放目录建设为主要研究对象,从档案信息服务视角分析了我国档案开放目录建设的必要性和存在的问题,以及问题出现的原因,最后提出了具体的改进思路。本研究主要得出以下结论:
第一,国家档案开放目录建设是目录学理论和档案学理论在信息技术催化下的实践应用,是时代发展的必然要求。我国档案信息检索的工具从传统的纸质档案目录转向数字档案目录,这一过程是漫长的、逐步的,要正确认识档案开放目录建设的重要性。
第二,从纵向比较,我国各级档案馆的发展水平不同,使得各级档案馆的官方网站建设水平各异,网上的档案开放目录建设水平呈现较大差异。档案馆的行政级别与档案开放目录建设水平基本呈现正相关。虽然不同级别的档案馆的档案开放目录建设情况有相似甚至相同的地方,集中体现为没有实现多级著录与二次排序功能、档案著录格式未形成统一规范、档案目录形式单一、目录检索功能有待完善等问题,但不同级别档案馆要因地制宜,有针对性地解决首要问题,再在修复过程中不断发展与完善。
参考文献(略)

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